با افزایش استفاده از نرم افزار و باز شدن این فناوری در کوچکترین کسب و کارها شاید انتخاب بهترین نوع نرم افزار برای ادامه روند کسب و کار ویا برای شروع یک کسب کار بسیار حائز اهمیت باشد.

اگر تا کنون در کسب و کارهای مختلف خود از نرم افزار ها بهره گرفته باشید متوجه تغییرات دوره ای نرم افزارها برای بهبود روند کسب و کار شده اید. شکل زیر یک روند تغییرات را نمایش می دهد.

همانگونه که در شکل مشاهده می شود این تغییرات دوره ای زمانی رخ داده است که اکثریت کسب و کارها در استفاده از نرم افزارهای قدیمی برای توسعه کسب و کار خود با محدودیت های بزرگ مواجه شده بودند. بطوری که در ابتدا سازمانها و وزارتخانه ها و شرکتهای بزرگ توانایی آنرا نداشته که بتوانند با محدودیت نیروی انسانی حسابهای مالی پروژه های بزرگ را مدیریت نمایند. به عبارتی در آن زمان مدیران مالی یکی از رکن های اساسی هر شرکت یا سازمانی بودند و در واقع حرف اصلی در مدیریت را مدیران مالی بیان می کردند.

نرم افزار مالی:

با توسعه نرم افزارهای مالی در آن زمان این امکان برای شرکتها و سازمانها فراهم شد که بتوانند پروژه های بزرگ را مدیریت نمایند با توسعه این نرم افزارهای شرکتهای کوچکتر نیز علاقه برای استفاده از این نرم افزارهای برای مدیریت مالی شرکت خود نشان دادند. تا سر انجام وجود نرم افزار مالی یکی از اساسی ترین نرم افزارها در هر کسب و کاری مطرح شد.

در این مقطع زمانی نرم افزارهای دیگری نیز مطرح گردیدند که به نوعی از سیستم مدیریت مالی نشأت می گرفتند همانند سیستم انبار، حقوق و دستمزد، اموال و دارایی، فروش ، ... همه ی این نرم افزارهای برای افزایش بهره وری سیستم مالی توسعه پیدا کردند و هم اکنون نمونه های مدرن این نرم افزارها بوجود آمدند که علاوه بر امکانات موجود در گذشته امکانات جدیدی برای هر قسمت افزوده شدند که امکان استفاده از آن را بسیار آسان نموده است.

به عنوان مثال در نرم افزارهای انبار، سیستم RFID موجب افزایش سرعت ترخیص کالا یا محصول از انبار شده است. در نرم افزارهای اموال و دارایی با استفاده از این سیستم RFID میزان سرعت بررسی اموال گردانی به قدری افزوده شده که به جرات می توان گفت این زمان با توجه به بزرگی شرکت یا سازمان و پراکندگی آن در کسری از روز کاری قابل اجراست.

توسعه اتوماسین اداری:

بعد از این دوره که سیستم های مالی توسعه یافتند شرکت ها و سازمانها برای اینکه بتوانند تعداد پروژه های همزمان خود را افزوده و کار خود را توسعه ببخشند نیاز دومی مطرح شد به نام "سیستم های اتوماسیون اداری"

سیستم اتوماسیون اداری در واقع مسئول گردش کار در اداره بر عهده دارد البته در اکثریت موارد این سیستم در واقع مسئول ثبت و بایگانی و ارجاع نامه در درون شرکت را برعهده دارد. با این حال امکانات متنوعی که در این نرم افزار بوجود آمده یک کارمند به راحتی قادر می باشد که مکاتبات مورد نیاز خود را در هر پروژه ای را به آسانی دسترسی پیدا کرده و در کسری از زمان به کار اصلی خود بپردازد. قبلا برای پیدا کردن هر مکاتبه ای زمانهای زیادی وقت صرف می شد و هر قسمت یا بخشی از شرکتها و سازمانها برای خود سیسم بایگانی نامه داشتند و دبیرخانه تنها مسئول ثبت نامه های صادره را برعهده داشت ولی بعد از توسعه این نرم افزارها روند کار تغییر نمود و دبیرخانه به عنوان مرجع اصلی کلیه مکاتبات قرار گرفته و بایگانی ها همه واحدها در محل دبیرخانه تجمیع گردید.

تفکر نرم افزاری در کارشناسان و مهندسان:

در این دوره نیاز به نرم افزار برای هر کسب و کاری نیاز اصلی مطرح گردید به طوری که برای کوچکترین نیاز های محاسباتی خاص منظوره نرم افزارها توسعه پیدا کردند تا بتوانند روند اجرای کارها را تسریع ببخشند. در این دوره بود که کارمندان ، مهندسان، کارشناسان اقدام به استفاده از رایانه برای اکثر فعالیت های خود پرداختند و نیاز به سیستم رایانه برای هر فردی لازم و ضروری گردید تا بتوانند کارهای خود را انجام داده و در روند پیشرفت پروژه تاثیر بسزایی داشته باشند. با توجه به اینکه همه افراد برای خود اطلاعاتی را از آن پروژه در سیستم خود نگهداری می مود همین باعث گردیده بود که بسیاری از اطلاعات مشترک در سیستم های مختلف کارمندان ذخیره باشد بدون اینکه خود از آن آگاه باشند و اطلاع از اینک اطلاعات کدام یک از این سیستم ها بروزتر می باشد نیز معلوم نبود.

نرم افزارهای گزارش ساز:

قبل از اینکه به بررسی سیستم های سیستم سازی بپردازیم باید به یک نکته کلی در همه ی نرم افزارهای بالا بپردازیم و آن موضوع اصلی اخذ گزارش از نرم افزار می­باشد. در سیستم های تولیدی تا این مرحله اطلاعات جامع از وضعیت مالی و اداری یک پروژه را تنها می توان با استفاده از گزارشات بدست آورد. البته این امر به دلیل وجود یک اصول و قاعده در توسعه نرم افزار می باشد. برای همین دلیل در کنار هر نرم افزار یک سیستم گزارش گیری نیز وجود داشت تا بتواند گزارشات مورد نیاز مدیران را از نرم افزار استخراج کرده و در اختیار مدیران قرار دهد. در ادامه روند توسعه نرم افزارها این مورد نیز تغییرات اساسی پیدا کرد به نوعی که هر نرم افزار برای برآورده کردن نیازهای مدیران این امکان را در سیستم ایجاد نمود که بتوانند گزارشات را بر طبق نیاز اصلاح و تغییر دهند. روند رو به رشد گزارشات تا جایی توسعه پیدا کرد که هم اکنون نرم افزارهای مجزایی تولید شده اند که با اتصال به منبع اطلاعات نرم افزارها ( پایگاه داده) قادر به تولید و ارائه هر گونه گزارش باشند. سیستم های گزارش ساز بقدری توسعه پیدا نمودند که برای تولید گزارشات نیاز به افراد متخصص در زمینه خود را می­خواهد تا بتوانند گزارشات پیچیده مورد نیاز مدیران را تولید نمایند. البته این تخصص مربوط به روابط موجود داده­ها در درون پایگاه داده نرم افزار بوده که در اکثر اوقات این داده­ها دارای روابط بسیار پیچیده می­باشد.

توسعه نرم افزارهای سیستم سازی:

بعد از اینکه کارمندان و مهندسان در اجرای مسئولیت­های کاری خود به استفاده از رایانه به عنوان یک رکن اصلی پرداختند و هر یک برای خود فایلهایی را بوجود آوردند که در آنها بتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را براحتی دست یابند این نیاز بوجود آمد که بتوان با تجمیع داده های مهندسان و کارشناسان این امکان را بوجود آورد از اطلاعات جمع آوری شده در سطح های بالاتر مدیریتی بهره برد و یا در غیاب مهندسان بتوان به آن اطلاعات دسترسی پیدا کرد.

یکی از اهداف اصلی این نرم افزارها جدا سازی هرگونه وابستگی فیزیکی یک شرکت یا سازمان از کارمندان خود می­باشد. یعنی نرم افزار باید این امکان را به شرکت یا سازمان بدهد تا بتواند با ایجاد یک سیستم قوی و پایدار در غیاب کوتاه مدت یا دوره ای افراد جوابگوی سوال­ها و نیازهای سایر افراد برای ادامه روند پیشرفت یک پروژه باشد. روزانه زمانهای زیادی وجود دارد که یکی از مهندسان یا کارشناسان در شرکت یا سازمان حضور ندارند مانند: حضور در جلسه، مکالمه تلفنی، اعزام به ماموریت، مرخصی و هرگونه موردی که با عدم حضور ایشان می تواند در روند ادامه کار برای کوتاه مدت مانع باشد. ولی وجود چنین سیستمی می تواند ما را به آخرین نسخه اطلاعات بروزشده در بخش دیگری از پروژه دسترسی داده و روند پیشرفت پروژه را سهل تر نماید.

این سیستم چنان قوی طراحی گردیده اند که می توانند کارهای زمانبر را در کسری از زمان برای شما بدست آورده و بایگانی نماید.

این نرم افزارها یک قابلیت بسیار اساسی دیگری را نیز دارا می باشند که در صورت پیاده شدن به معنای واقعی سیستم سازی قادر به ارائه اطلاعات آماری پیشرفت نقطه به نقطه هر پروژه در کسری از زمان خواهند بود. البته سیستم های گزارش ساز با این سیستم ها متفاوت هستند سیستم های گزارش ساز برای استخراج هر آماری باید یک سری پردازش ها را بر روی داده ها انجام نماید. البته برای استخراج بعضی از گزارشات فشار بسیار زیادی بر روی سیستم ها وارد می شود تا بتوانند به اطلاعات مدنظر دسترسی پیدا نمایند. در صورتی که نرم افزار سیستم سازی دارای این توانایی است که بتواند این آمار را با اعمال هر اطلاعاتی به نرم افزار در آن واحد محاسبه و برای نمایش در اختیار کاربران و مدیران قرار دهد. این قابلیت کوچک بقدری تاثیر در ادامه روند کار می گذارد که هر لحظه مدیران می توانند با رصد وضعیت کار در تصمیم گیری های آینده خود با آگاهی بیشتری عمل نمایند.

تهیه شده در واحد پژوهش شرکت توسعه نرم افزار و پردازش اطلاعات آرمان